Перенести рабочую переписку из мессенджеров в почту Простой способ упорядочить поток сообщений по работе

Facebook, а для некоторых еще Instagram и LinkedIn стали основным полем рабочего общения. Вместо того чтобы придумывать тему письма и искать почту адресата, можно быстро написать ему сообщение, а при необходимости продублировать в другие мессенджеры. В случае чего можно еще и позвонить через них, а при необходимости подключить к дискуссии коллег.

Кажется, все круто, но это не совсем так. Что происходит, если нужно найти того, кто писал вам в фейсбук с предложением по работе около месяца назад? Мучительный поиск того самого сообщения. Не менее мучительная попытка вспомнить его автора (когда объем переписки большой, всех не упомнишь). В итоге сотрудничество может и вовсе не состояться.

Почтовые клиенты, несмотря на свою архаичность, предлагают удобную систему хранения сообщений, а также возможность поиска. В поисковую строку можно забить не только имя адресата или название компании, но также предмет переписки — в этом случае найти того, с кем начинались переговоры, становится проще. Можно также искать по удаленным письмам или спаму — так найдется даже то, что нечаянно попало не туда.

Еще один плюс почты — возможность сортировать письма по папкам. Можно выделить отдельную под каждый проект или рабочую стадию. Например, у меня в почте есть папки «Идеи» (с будущими темами), «Контакты» (с адресами и телефонами экспертов), «Запросы» (с моими запросами об интервью, съемках, комментариях), «Книги» (с новинками для нашей книжной рубрики) и так далее.

Я навожу порядок в почте не так уж часто, но иногда сортирую входящие письма по папкам — это заодно помогает пересмотреть планы, вспомнить то, что давно собиралась сделать, но все откладывала.

Да, если в почте скопилась тысяча непрочитанных сообщений, этот метод будет не так уж эффективен. Я завела привычку сразу удалять неинтересные мне рассылки и спам — это тоже многое проясняет.

Правда, свести все рабочее общение к переписке по почте нереально. Адресаты все равно будут продолжать писать в мессенджеры, надеясь получить более оперативный ответ (надо признать, я сама так делаю). Потому ради систематизации нужно предлагать продублировать на почту важные сообщения и предложения. Так будет меньше шансов потерять их в безграничном пространстве соцсетей.

Совет

Перенесите самую важную часть рабочего общения в электронную почту. Так риск потерять контакт или сообщение будет ниже.